Sharing is caring a mám pocit, že za poslední roky jsem nasbírala zkušenosti o které bych se ráda podělila dál a třeba někomu usnadnila cestu. Dneska se s vámi tedy chci podělit o 6 aplikací, které mi jako svatební fotografce usnadňují život a díky kterým mi už žádná poptávka nebo termín neproklouzne mezi prsty.

Workflow je základ

Za ty roky, co se focení svateb věnuju, jsem vyzkoušela už spoustu aplikací a postupně si přišla na svůj vlastní workflow, který mi vyhovuje. Mít pěvně daný workflow je základ, jinak se v mini úkolech, které musíte projít u každého klienta brzo začnete ztrácet. Ze začátku je vcelku jednoduché jet všechno přes emaily a vytvářet smlouvy a faktury ve Wordu, ale od určitého množstí zakázek už to prostě začně přerůstat přes hlavu. Naštěstí teď už existuje spousta nástrojů a aplikací, které vám tohle všechno usnadní. 

CRM pro fotografy

Po businessové stránce je nejdůležitější program správně nastavené CRM – CRM software (neboli Client Relation Management) jsem hledala dlouho a nakonec jsem se rozhodla pro Studio Ninja. Je zaměřené hlavně na fotografy a ze všech CRM nejjednodušší nastavit. Další CRM jsou třeba Sprout Studio nebo Táve.

Studio Ninja review

Studio Ninja

Tenhle software je moje bible. Obstarává spoustu funkcí a už si bez něj práci fotografky nedokážu představit – posílám přes něj klientům smlouvy k podepsání (jednoduše online), hlídá mi to termíny jednotlivých úkolů mého workflow (např. kdy mám doručit editované fotky nebo že se mám klientovi ozvat s plánováním detailů jejich dne, dokáže to i posílat automaticky emaily – např. měsíc před svatbou a nebo poděkování po svatbě.

Asi nejlepší věc co to umí, je posílání cenových návrhů – pošlete klientovi “quote” a on si jednoduše vybere balíček který mu vyhovuje (často ten dražší!), přijme ji a rovnou podepíše smlouvu a zaplatí zálohu, vám se vypíše faktura a nastaví se připomínky platby. Tahle věc mi naprosto pozvedla podnikání na nový level a ušetřila tolik hodin práce!

Klient má pak v systému svůj portál, kde najde svoji fakturu, smlouvu i dotazníky, které mu pošlete např. před svatebním dnem a vy máte všechno hezky pohromadě v jednom systému.

A teď novinka – klientský portál už je konečně i v češtině! A celý systém je sice orientovaný na fotografy ale dá se používat klidně i web designéry nebo interiérovými designéry, kýmkoli kdo poskytuje službu různým klientům.

20% slevičku na Studio Ninja získáte s mým kódem: BFJE13XJ52GU5K a pokud byste potřebovali pomoct s nastavením, ráda vám dám konzultaci nebo školení.

Můj fotografický workflow

1. Poptávka

Typicky mě klienti najdou přes můj web (díky vyladěnému SEO) a odešlou poptávku přes kontaktní formulář, ta se mi automaticky propíše do mého CRM systému (Studio Ninja), kde se automaticky zkontroluje zda mám daný termín v kalendáři volný a já klientovi co nejdřív odepíšu jaká je moje dostupnost nebo doporučím jiného fotografa. Zároveň klientovi pošlu i odkaz na sjednání úvodní konzultace přes nástroj Calendly. Chci totiž s každým mluvit “osobně”, než je zabookuju, abychom se lépe poznali a nastavili si očekávání. Calendly je perfektní v tom, že si tam jen vyplním svoje “úřední hodiny” a vyblokuju termíny kdy rovna fotím nebo jsem pryč a klient si sám vybere z nabídky vhodný termín – odpadajá tedy emaily typu “co ve středu ve 2?” “to zrovna nemůžeme”.

calendly logo

Calendly

Nástroj na sjednávání schůzek – Calendly je v základu zdarma a jen si do něj zadáte svoji pracovní dobu, propojíte s Google kalendářem a nasdílíte zákazníkovi bookovací odkaz a oni si s vámi jednoduše zarezervují konzultaci. A pokud hovory zrovna ten den přijímat nechcete, jednoduše si vyblokujete čas v Google kalendáři. 

2. Osobní konzultace a cenový návrh

Klient si vybere vhodný čas na rychlou telefonickou konzultaci, ten se mi automaticky propíše do kalendáře a na callu pak probereme všechny detaily. Když si vyhovujeme, vytvořím jim po callu v mém CRM Studio Ninja cenový návrh (“quote”) a pošlu jim ho. Dál už CRM obstará všechno za mě – klient si vybere balíček, podepíše smlouvu, vyplní úvodní dotazník a zaplatí zálohu buď převodem nebo přes platební bránu. Systém mu vygeneruje fakturu a zároveň nastaví připomínky další platby.

Když si klient balíček nevybere, mám v CRM nastavenou připomínku abych se mu ozvala a popostrčila ho. Ale z moji zkušenosti když klient zájem nemá, tak moc nepopostrkuji.

3. Poskytnutí služby

Jakmile mi přijde zaplacená záloha, označím si ji zaplacenou v systému a pošlu klientovi “jupí!” email a v systému si nastavím připomínky, kdy a jak budeme plánovat detaily. Cca měsíc před svatebním dnem posílám opět přes CRM dotazník, kde mi klient vyplní všechny potřebné detaily – jak se kdo jmenuje, jaký je časový harmonogram, seznam společných fotek a třeba i jestli jsou v rodině nějaké citlivé vztahy na které si dát pozor třeba při společném focení. Taky si většinou naplánujeme další konzultaci, kde probereme detaily. Pak už jen zbývá nafotit svatební den.

4. Výběr a editace fotek

Jedna z nejlepších věcí, co jsem začala dělat je posílat malý náhled 24 hodin po svatbě. Jednoduše když zálohuju fotky vyberu pár důležitých, rychle je zedituju a pošlu jako náhled. Všichni jsou šťastní a mají co sdílet na sociální média a už nikdy se mi nestává, že by mě někdo urgoval “kdy už budou fotky”.

Následně přichází “culling” – výběr fotek k editaci – většinou jsem dělala výběr v Lightroomu, ale naprostý “gamechanger” je nástroj Narrative Select – je extrémně rychlý a pomocí AI vám rovnou ukáže kdo se na fotce mračí nebo má zavřené oči, atd. s ním dokážu vybrat fotky ze svatby za cca 2 hodiny místo několika dní v minulosti.

narrative select

Narrative SELECT

Výběr finálních fotek (anglicky culling) je hned vedle editace jeden z časově nejnáročnějších úkolů. Pokud ho děláte v Lightroomu, tak se zastavte a poslouchejte, pokud ho děláte třeba v Photo Mechanic 6, tak dobrý, ale poslouchat byste měli taky. Narrative SELECT je absolutní game changer. Kromě bleskového procházení a označování dobrých fotek používají AI aby detekovali obličeje a aby u nich určili míru zaostření a jestli daný objekt mrknul nebo ne. To vám hezky v aplikaci ukážou a vy si můžete rovnou vybrat “dobré”. Už bych bez něj nedokázala fungovat. Mám pro vás 10% slevu na předplatné a samozřejmostí je i free trial, abyste si to vyzkoušeli.

Vybrané fotky pak nahodím do Lightroomu a edituju. Nově jsem začla využívat další AI nástroj – Imagen AI, který se dokáže naučit váš editační styl a fotky vám zeditovat. Následně už jen doladím detaily každé fotky a můžu exportovat!

imagen ai logo

Imagen AI

Imagen AI je gamechanger pro editaci fotek. Vytvoříte si tam vlastní profil s vaším unikátním stylem a AI se postará o zbytek. Pokud máte konzistentní styl a alespoň 5000 editovaných fotek ve vašem katalogu, tak funguje velmi dobře a i cenově vychází výhodně. Získejte +500 editovaných fotek zdarma k vyzkoušení tady.

5. Doručení galerie

Pro doručení klientovi používám Pixieset – vytváří nádherné galerie a navíc vy jako fotograf máte absolutní kontrolu nad tím, jestli si klient opravdu fotky prohlédl a stáhl, jaké jsou jeho oblíbené, atd.

pixieset logo

Pixieset

Doručujete svatební galerie přes Wetransfer? Pls no! Jde to dělat mnohem lépe.

S Pixiesetem budou nejen nádherné, ale budet mít i absolutní kontrolu nad tím, kdo si jaké fotky stáhnul a kdo ne, komu se jaké fotky líbí, atd.

Další programy které používám jako freelancer

Poslední dva roky se kromě focení věnuju i SEO poradenství a tak využívám ještě 2 další programy – Clockify pro trackování času, který strávím na jednotlivých projektech – když má člověk přehled o tom, kolik času na projektech tráví, lépe se i v budoucnu nacení. A Fakturoid pro fakturaci českým klientům.

clockify logo

Clockify

Clockify je nástroj na trackování času, který strávíte na jednotlivých úkolech. Mít představu kolik času trávíte na čem jako freelancer je důležité, abyste si mohli práci nacenit a nebo ji vykázat klientovi. Zvlášť když děláte na několika různých projektech.

fakturoid 256

Fakturoid

S Fakturoidem jste se určitě už setkali, v Česku je to ten nejvychytanější nástroj na fakturování a účetnictví pro malé podnikatele. Automatické posílání upomínek nezaplacených faktur, automatická synchronizace s vašim účtem, výpočet odvodů na daně, hlídání DPH a mnoho dalšího. Používám ho na fakturaci českým klientům.

Našli jste tu nějakou inspiraci? A bez čeho nemůžete žít vy?

Diskuze

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.